Archiwista I i II stopnia

Program szkolenia

Archiwista I stopnia
1. Zadania archiwum zakładowego lub składnicy akt w zakresie przyjmowania dokumentacji aktowej z komórek organizacyjnych
2. Prowadzenie ewidencji dokumentacji archiwizowanej tj. spisów:
3. zdawczo-odbiorczych,
4. dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania,
5. dokumentacji archiwalnej przeznaczonej do przekazania do Archiwum Państwowego,
6. kart udostępnień dokumentacji
7. Zasady i sposób porządkowania zalegającej, nie uporządkowanej dokumentacji aktowej w archiwum zakładowym lub składnicy akt w rozbiciu na zespoły archiwalne (segregacja dokumentacji na kategorie archiwalne A, B25 (dla składnic akt), BE i B , opisywanie teczek, znakowanie dokumentacji).
8. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej- sporządzanie spisów dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania,
9. powołanie komisji ds. brakowania,
10. przygotowanie stosownej dokumentacji do właściwego miejscowo Archiwum w celu uzyskania zezwolenia na brakowanie,
11. procedury postępowania w ewidencji archiwalnej po wydaniu zezwolenia na brakowanie,
12. postępowanie z dokumentacją w razie reorganizacji lub likwidacji jednostki organizacyjnej( podstawa prawna).

Archiwista II stopnia

1.Organizacja pracy kancelaryjnej

• informacja jako podstawowy produkt kancelarii i formy jej dokumentowania
• organizacja pracy kancelaryjnej- charakterystyka systemów kancelaryjnych
• podstawy prawne funkcjonowania kancelarii- instrukcja kancelaryjna i wykaz akt
• zasady obiegu pism w jednostkach organizacyjnych- kształtowanie narastającego
• zasobu archiwalnego
• specyfika i zakres kompetencji twórców dokumentacji
• administracja rządowa:
  • administracja  samorządowa
  • urzędy stanu cywilnego
  • sądy i prokuratura
  • banki
  • biura projektowe
  • szkoły
  • przedsiębiorstwa
  • partie polityczne, fundacje, stowarzyszenia
• • miejsce archiwum zakładowego w strukturze organizacyjnej jednostki
  • przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego
  • dokumentacja tajna, poufna, ochrona danych osobowych

2. Zasady ogólne klasyfikacji akt – podział akt na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną

• ogólne zasady klasyfikacji dokumentacji
• przepisy archiwalne oraz resortowe określające okresy przechowywania akt
• podział akt na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną
• rodzaje akt zakwalifikowanych do materiałów archiwalnych

3. Wewnętrzne porządkowanie materiałów archiwalnych:

• dokumentacja współczesna, jej rodzaje i podział
• dokumentacja aktowa i zasady jej opracowania
• dokumentacja techniczna i zasady jej opracowania
• dokumentacja geodezyjno-kartograficzna i zasady jej opracowania
• dokumentacja fotograficzna i zasady jej opracowania
• dokumentacja filmowa i zasady jej opracowania
• dokumentacja elektroniczna

4. Porządkowanie akt w archiwum zakładowym

• podstawowe terminy i etapy prac porządkowych w archiwum zakładowym
• rozpoznawanie przynależności zespołowej akt znajdujących się w archiwum zakładowym
• etapy porządkowania dokumentacji
• wydzielanie materiałów  kategorii B
• segregacja i systematyzacja akt zaliczanych do kategorii Bsegregacja i systematyzacja akt kategorii A
  • znakowanie akt – nadawanie sygnatury archiwalnej

5. Archiwum zakładowe – składnica akt

• cele, zadania i personel archiwum zakładowego
• lokal i wyposażenie archiwum zakładowego
• zasady przekazywania dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego
• gromadzenie dokumentacji i jej układ w archiwum zakładowym

6. Dokumentacja archiwum zakładowego- inwentaryzacja dokumentacji

• spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji
• wykazy spisów zdawczo-odbiorczych
• karty udostępniania dokumentacji
• protokóły o braku, uszkodzeniu lub zniszczeniu dokumentacji
• dokumentacja związana z brakowaniem dokumentacji
• protokóły brakowania
• zezwolenia archiwum państwowego na brakowanie
• spisy teczek  założonych zgodnie z wykazem akt w komórkach organizacyjnych
• inwentarz kartkowy
• inne pomoce inwentaryzacyjne

7. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

• przepisy dotyczące brakowania dokumentacji
• metody brakowania dokumentacji
• brakowanie w zasobie uporządkowanym
• brakowanie w zasobie nieuporządkowanym
• zastępcze funkcje dokumentacji niearchiwalnej
• komisje kwalifikujące dokumentację do brakowania
• sporządzanie spisów i wniosków o brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
• tryb uzyskiwania zezwoleń na brakowanie dokumentacji
• ekspertyzy archiwalne
• likwidacja dokumentacji

8. Profilaktyka oraz konserwacja dokumentacji

• wpływ temperatury i wilgoci na dokumentację- pomiar temperatury i wilgotności
• zabezpieczenie materiałów przed mechanicznym zniszczeniem
• konserwacja akt
• zalanie i zmoczenie dokumentacji

9. Przekazywanie dokumentacji do archiwum państwowego

• przepisy prawne dotyczące przekazywania dokumentacji
• sporządzanie spisów dokumentacji przekazywanej do archiwum państwowego
• organizacja przekazywania
• stan fizyczny przekazywanej dokumentacji
• dodatkowa ewidencja przekazywanej dokumentacji
• opracowanie notatki wstępnej

10. Informatyka w archiwum zakładowym

• ewidencja dokumentacji
• wyszukiwanie dokumentacji
• udostępnianie dokumentacji
• wydzielanie dokumentacji

11. Prawna ochrona materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej

• cel ochrony prawnej
• omówienie podstawowych aktów prawnych dotyczących ochrony dokumentacji
• przepisy odnoszące się do udostępniania dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym
• przepisy dotyczące wypożyczania dokumentacji poza lokal archiwum zakładowego